Trong những ngày đầu khởi nghiệp, nhiều forwarders bắt đầu với một vài khách hàng, vài chục lô hàng mỗi tháng. Lúc này, Excel dường như là công cụ lý tưởng: dễ dùng, rẻ, quen thuộc. Nhưng rồi công ty phát triển, số khách hàng tăng gấp đôi, gấp ba, lô hàng tăng lên hàng trăm, thậm chí hàng nghìn mỗi tháng. Khi đó, Excel từ “trợ thủ” trở thành “gánh nặng”.
Khả năng mở rộng (scalability) chính là điểm khác biệt quan trọng giữa Excel và phần mềm logistics chuyên biệt. Một forwarder muốn tăng trưởng bền vững không thể thiếu công cụ đủ mạnh để đi cùng doanh nghiệp trên chặng đường dài.
Excel – tốt cho khởi đầu, tệ cho phát triển
1. File nặng và chậm
Khi dữ liệu vượt vài chục nghìn dòng, file Excel trở nên chậm chạp, dễ treo máy. Nhân viên mất hàng phút chỉ để mở file, nhập thêm dữ liệu.
2. Dữ liệu rời rạc
Doanh nghiệp càng lớn, càng nhiều file Excel khác nhau: file khách hàng, file báo giá, file chi phí, file chứng từ. Mỗi nhân viên giữ một bản, không đồng bộ, khó tổng hợp.
3. Khó cộng tác
Khi công ty có nhiều chi nhánh, nhân viên ở các nơi phải gửi file qua email. Phiên bản chồng chéo, dữ liệu không nhất quán. Một sai sót nhỏ cũng khiến toàn bộ hệ thống báo cáo bị lệch.
4. Không theo kịp tốc độ tăng trưởng
Excel không thể tự động hóa quy trình. Khi số lượng lô hàng tăng, nhân viên phải nhập tay nhiều hơn, dẫn đến quá tải. Công ty phải tuyển thêm người, tăng chi phí nhân sự, nhưng hiệu quả vẫn thấp.
Phần mềm logistics – giải pháp mở rộng quy mô
Ngược lại, phần mềm logistics được thiết kế để phát triển cùng doanh nghiệp.
1. Lưu trữ dữ liệu lớn
Hệ thống cloud cho phép lưu trữ hàng triệu dòng dữ liệu mà không lo chậm. Tất cả khách hàng, báo giá, chứng từ đều được quản lý tập trung, dễ truy xuất.
2. Cộng tác real-time
Nhân viên ở nhiều chi nhánh có thể làm việc trên cùng một hệ thống theo thời gian thực. Dữ liệu luôn đồng bộ, không còn tình trạng “nhiều phiên bản” như Excel.
3. Tự động hóa quy trình
Báo giá, chứng từ, nhắc thanh toán, báo cáo… đều được tự động hóa. Dù lô hàng tăng gấp đôi, nhân sự không cần tăng tương ứng. Đây chính là yếu tố then chốt để mở rộng quy mô mà vẫn kiểm soát chi phí.
4. Thêm người dùng dễ dàng
Doanh nghiệp có thể thêm 5, 10, 50, thậm chí 100 người dùng mới chỉ bằng vài thao tác. Không lo “file quá tải” như Excel.
5. Báo cáo đa chiều
Khi công ty mở rộng, lãnh đạo cần báo cáo nhanh chóng để ra quyết định. Phần mềm logistics cung cấp dashboard real-time: doanh thu, lợi nhuận, hiệu suất từng chi nhánh, từng nhân viên. Excel gần như bất lực trước yêu cầu này.
Lợi ích khi doanh nghiệp mở rộng với phần mềm logistics
Kiểm soát tốt hơn khi phình to
Càng lớn, doanh nghiệp càng phức tạp. Nếu không có hệ thống mạnh mẽ, forwarders sẽ bị “ngợp” trong mớ dữ liệu. Phần mềm logistics giữ mọi thứ ngăn nắp, rõ ràng, dễ quản lý.
Tiết kiệm chi phí nhân sự
Thay vì tuyển thêm nhân viên nhập liệu, forwarders có thể để phần mềm lo việc tự động hóa. Nhân sự hiện có tập trung vào công việc mang lại giá trị cao hơn như chăm sóc khách hàng, phát triển thị trường.
Nâng cao uy tín
Khách hàng lớn, tập đoàn đa quốc gia thường yêu cầu forwarder có hệ thống quản lý chuyên nghiệp. Sử dụng phần mềm logistics là minh chứng rõ ràng cho sự chuyên nghiệp ấy.
Tăng khả năng cạnh tranh
Forwarder dùng phần mềm logistics có thể xử lý nhanh gấp nhiều lần forwarder dùng Excel. Khi thị trường cạnh tranh từng giờ, tốc độ chính là lợi thế.
Câu chuyện thực tế
Một forwarder tại Hải Phòng từng quản lý 80 lô hàng/tháng bằng Excel khá ổn. Nhưng chỉ sau 2 năm, số lô hàng tăng lên 300/tháng, nhân sự nhập liệu quá tải, báo cáo thường xuyên chậm 1–2 tuần. Giám đốc mất kiên nhẫn vì không nắm được tình hình kịp thời.
Sau khi chuyển sang phần mềm logistics, công ty không cần tuyển thêm nhân sự hành chính, nhưng vẫn xử lý mượt mà 500 lô hàng/tháng. Báo cáo lợi nhuận real-time giúp giám đốc điều chỉnh chiến lược kịp thời. Chỉ trong một năm, doanh thu tăng 60%, lợi nhuận tăng 45%.
Đầu tư cho khả năng mở rộng – đầu tư cho tương lai
Một forwarder không thể chỉ nghĩ cho hiện tại. Nếu muốn phát triển, cần chuẩn bị hệ thống đủ mạnh để đi đường dài. Excel có thể rẻ, quen thuộc, nhưng nó chỉ phù hợp cho khởi đầu.
Phần mềm logistics mới là công cụ thực sự giúp forwarders mở rộng: từ vài chục lô lên vài trăm, từ vài nhân viên lên vài chục, từ một chi nhánh lên nhiều chi nhánh. Đầu tư sớm sẽ giúp doanh nghiệp tránh khủng hoảng khi tăng trưởng quá nhanh.
Kết luận – Excel chỉ là bệ phóng, phần mềm logistics mới là đường băng
Forwarders có thể bắt đầu với Excel, nhưng không thể bay cao với nó. Khi doanh nghiệp tăng trưởng, chỉ phần mềm logistics mới đủ sức mở rộng quy mô, giữ vững sự chuyên nghiệp, và tối ưu chi phí.
Trong một thị trường biến động, forwarder nào có hệ thống mạnh mẽ sẽ bứt phá, trong khi những ai còn bám vào Excel sẽ dần bị bỏ lại phía sau.
