Trong ngành forwarding, dữ liệu chính là “tài sản vô hình” quý giá nhất. Mỗi báo giá, mỗi hợp đồng, mỗi lô hàng đều gắn liền với thông tin nhạy cảm: giá mua hãng tàu, giá bán cho khách, chi phí local charges, dữ liệu khách hàng. Nếu những thông tin này bị rò rỉ, doanh nghiệp không chỉ mất uy tín mà còn có thể mất luôn khách hàng vào tay đối thủ.
Thế nhưng, nhiều forwarders vẫn đang lưu trữ tất cả trong… file Excel. Và đây chính là rủi ro lớn nhất. Excel, vốn chỉ là công cụ bảng tính phổ thông, không được thiết kế để đảm bảo bảo mật dữ liệu và phân quyền người dùng. Ngược lại, phần mềm logistics chuyên biệt cung cấp giải pháp toàn diện để bảo vệ thông tin và quản lý quyền truy cập.
Excel – rủi ro tiềm ẩn trong bảo mật
1. Lưu trữ rời rạc
File Excel thường được lưu trên máy cá nhân hoặc ổ cứng nội bộ. Nếu máy tính hỏng, bị virus hoặc đơn giản là… nhân viên nghỉ việc mang theo dữ liệu, công ty có thể mất toàn bộ thông tin quan trọng.
2. Dễ bị sao chép
Một file Excel có thể được copy và gửi đi chỉ trong vài giây. Không có cơ chế kiểm soát ai đang giữ file, ai đã chỉnh sửa, ai đã chia sẻ ra ngoài. Điều này khiến forwarders dễ mất dữ liệu vào tay đối thủ.
3. Không có phân quyền
Excel không phân biệt quyền hạn: ai có file thì đều có thể xem, sửa, xóa toàn bộ dữ liệu. Điều này đặc biệt nguy hiểm khi nhân viên mới hoặc đối tác bên ngoài cũng có quyền chỉnh sửa như nhân sự quản lý.
4. Khó truy vết
Khi có sự cố (ví dụ: số liệu bị thay đổi), gần như không thể biết ai đã chỉnh sửa, chỉnh sửa lúc nào. Tính năng track changes của Excel rất hạn chế, không đủ để đảm bảo tính minh bạch.
Phần mềm logistics – bảo mật và phân quyền toàn diện
Ngược lại, phần mềm logistics được xây dựng với mục tiêu bảo vệ dữ liệu và kiểm soát truy cập chặt chẽ.
1. Lưu trữ cloud an toàn
Dữ liệu được lưu trữ trên hệ thống cloud, với cơ chế sao lưu định kỳ và bảo vệ nhiều lớp. Dù máy tính hỏng hay nhân viên nghỉ việc, dữ liệu vẫn an toàn và có thể khôi phục.
2. Mã hóa và bảo vệ truy cập
Hệ thống yêu cầu đăng nhập bằng tài khoản cá nhân. Các dữ liệu quan trọng (giá mua, lợi nhuận) được mã hóa, chỉ người có quyền mới có thể xem. Điều này loại bỏ nguy cơ bị sao chép tự do như Excel.
3. Phân quyền chi tiết theo vai trò
Phần mềm logistics cho phép thiết lập quyền hạn rõ ràng:
- Nhân viên sales: chỉ xem và nhập báo giá, không thấy lợi nhuận.
- Kế toán: xem và xử lý thanh toán, không truy cập dữ liệu khách hàng.
- Quản lý: xem toàn bộ dữ liệu, bao gồm lãi/lỗ từng lô hàng.
Sự phân quyền này giúp bảo vệ thông tin nhạy cảm và tránh lạm dụng.
4. Nhật ký hoạt động (audit log)
Mọi thao tác đều được ghi lại: ai chỉnh sửa dữ liệu, vào thời điểm nào, thay đổi gì. Điều này giúp công ty dễ dàng kiểm soát và xử lý khi có sự cố.
Lợi ích của bảo mật và phân quyền
Bảo vệ dữ liệu kinh doanh
Forwarders sẽ không còn nỗi lo mất khách vì nhân viên mang dữ liệu ra ngoài. Mỗi thông tin quan trọng đều nằm trong tầm kiểm soát của hệ thống.
Tạo sự minh bạch
Khi mọi thao tác đều có thể truy vết, nhân viên sẽ làm việc có trách nhiệm hơn. Giám đốc cũng yên tâm hơn khi ra quyết định dựa trên dữ liệu “sạch”.
Đảm bảo tính chuyên nghiệp
Khách hàng quốc tế, đặc biệt là những tập đoàn lớn, rất quan tâm đến vấn đề bảo mật. Một forwarder sử dụng phần mềm có hệ thống phân quyền rõ ràng sẽ được đánh giá cao hơn nhiều so với việc quản lý thủ công bằng Excel.
Hỗ trợ mở rộng quy mô
Khi công ty phát triển lên hàng chục hoặc hàng trăm nhân viên, chỉ phần mềm có phân quyền mới giúp quản lý hiệu quả. Excel hoàn toàn không thể đáp ứng yêu cầu này.
Câu chuyện thực tế
Một forwarder ở TP. HCM từng gặp sự cố khi nhân viên sales nghỉ việc, mang theo file Excel chứa toàn bộ dữ liệu khách hàng. Chỉ trong vài tháng, khách hàng này đã bị đối thủ tiếp cận và “cướp” mất hợp đồng. Công ty thiệt hại hàng tỷ đồng, chỉ vì không có hệ thống bảo mật.
Sau đó, họ quyết định triển khai phần mềm logistics. Mọi dữ liệu được lưu trên cloud, phân quyền rõ ràng. Nhân viên sales chỉ có thể xem dữ liệu mình phụ trách, không thể xuất toàn bộ danh sách khách hàng. Từ đó, công ty yên tâm phát triển mà không còn nỗi lo “mất trắng” thông tin.
Đầu tư cho bảo mật – nền tảng cho sự phát triển bền vững
Trong kỷ nguyên số, dữ liệu chính là “vàng”. Ai sở hữu dữ liệu, người đó nắm lợi thế. Nhưng vàng cũng dễ bị mất cắp nếu không được cất giữ an toàn. Với forwarders, việc đầu tư vào phần mềm logistics không chỉ để quản lý tiện lợi hơn, mà còn để bảo vệ tài sản vô hình quan trọng nhất: dữ liệu khách hàng và lợi nhuận.
Excel có thể rẻ, quen thuộc, nhưng nó không thể bảo vệ bạn khỏi rủi ro mất dữ liệu. Ngược lại, phần mềm logistics chuyên biệt không chỉ an toàn hơn, mà còn tạo ra sự minh bạch và chuyên nghiệp – nền tảng cho sự phát triển dài hạn.
Kết luận – Bảo mật là sự sống còn trong logistics
Một forwarder có thể cạnh tranh bằng giá, nhưng sẽ không tồn tại nếu để lộ thông tin khách hàng và lợi nhuận. Bảo mật không phải là “tùy chọn”, mà là sự sống còn.
Phần mềm logistics với tính năng bảo mật và phân quyền toàn diện chính là “lá chắn” bảo vệ doanh nghiệp khỏi rủi ro, đồng thời tạo lợi thế cạnh tranh trong mắt khách hàng. Và trong một ngành khốc liệt như forwarding, lá chắn này chính là yếu tố quyết định để bạn tiến xa hơn đối thủ.
