Khi cân nhắc đầu tư vào công cụ quản lý, nhiều forwarders thường đặt câu hỏi: “Excel miễn phí, còn phần mềm logistics phải trả phí hàng tháng, vậy tại sao phải tốn thêm tiền?”. Câu hỏi tưởng chừng hợp lý, nhưng thực tế lại dễ dẫn đến cái bẫy “chi phí ẩn”.
Để đánh giá công bằng, doanh nghiệp cần nhìn vào khái niệm Tổng chi phí sở hữu (Total Cost of Ownership – TCO). Đây không chỉ là số tiền bỏ ra ban đầu, mà bao gồm tất cả chi phí trong suốt vòng đời sử dụng công cụ: từ vận hành, nhân sự, bảo trì, đến rủi ro sai sót. Và khi đặt Excel và phần mềm logistics lên bàn cân, kết quả có thể khiến nhiều forwarders bất ngờ.
Excel – chi phí thấp nhưng nhiều rủi ro ẩn
1. Chi phí ban đầu thấp
Excel nằm trong bộ Office, hầu như công ty nào cũng có. Gần như không tốn thêm chi phí để bắt đầu.
2. Chi phí nhân sự cao
Khi dùng Excel, nhiều công việc phải làm thủ công: nhập dữ liệu, soạn báo giá, phát hành chứng từ. Doanh nghiệp phải thuê thêm nhân viên chỉ để nhập liệu, chi phí nhân sự tăng nhanh khi số lô hàng tăng.
3. Sai sót tốn kém
Chỉ một lỗi công thức hoặc một ô nhập sai có thể gây thiệt hại lớn: báo giá sai, tính nhầm cước, chứng từ lệch ngày tàu. Những lỗi này không chỉ khiến forwarders mất tiền bồi thường, mà còn mất uy tín với khách hàng.
4. Chi phí gián tiếp từ chậm trễ
Excel không có báo cáo real-time. Giám đốc thường phải chờ nhân viên tổng hợp cuối tuần hoặc cuối tháng. Sự chậm trễ này có thể khiến doanh nghiệp bỏ lỡ cơ hội hoặc không kịp xử lý sự cố.
5. Rủi ro mất dữ liệu
File Excel lưu trên máy cá nhân hoặc USB rất dễ bị mất, hỏng hoặc rò rỉ. Mất dữ liệu khách hàng có thể gây thiệt hại không thể đo đếm.
Tất cả những chi phí ẩn này khiến Excel trở thành “công cụ rẻ nhưng đắt” khi forwarders phát triển.
Phần mềm logistics – chi phí định kỳ nhưng tối ưu lâu dài
1. Chi phí thuê bao hàng tháng
Phần mềm logistics thường tính phí theo số người dùng/tháng. Đây là khoản đầu tư ban đầu mà nhiều forwarders e ngại.
2. Giảm chi phí nhân sự
Nhờ tự động hóa báo giá, chứng từ, nhắc thanh toán, doanh nghiệp cần ít nhân sự nhập liệu hơn. Nhân viên hiện có có thể tập trung vào công việc mang lại giá trị cao hơn như chăm sóc khách hàng, mở rộng thị trường.
3. Giảm rủi ro sai sót
Thông tin nhập một lần, dùng xuyên suốt toàn bộ quy trình. Sai sót gần như bằng 0, giúp tiết kiệm tiền phạt, tránh mất uy tín.
4. Tối ưu thời gian ra quyết định
Báo cáo real-time giúp giám đốc biết ngay tình hình lợi nhuận, doanh thu, hiệu suất. Quyết định nhanh hơn đồng nghĩa với cơ hội nhiều hơn.
5. Bảo mật và an toàn dữ liệu
Dữ liệu được lưu trên cloud, phân quyền chặt chẽ. Doanh nghiệp không lo mất khách vì nhân viên mang theo file Excel. Đây là khoản “bảo hiểm” vô giá cho sự sống còn.
So sánh thực tế TCO: Excel vs Phần mềm logistics
Hãy giả sử một công ty forwarding xử lý 300 lô hàng/tháng.
- Với Excel:
- Cần ít nhất 4 nhân viên nhập liệu và làm chứng từ.
- Sai sót trung bình 3–5 lần/tháng, gây thiệt hại hàng chục triệu đồng.
- Giám đốc mất 1–2 tuần chờ báo cáo, bỏ lỡ cơ hội.
- TCO thực tế (bao gồm nhân sự + sai sót + cơ hội mất đi) cao hơn nhiều so với chi phí ban đầu.
- Với phần mềm logistics:
- Chỉ cần 2 nhân viên cho cùng khối lượng công việc.
- Sai sót giảm xuống gần như bằng 0.
- Giám đốc có báo cáo real-time, đưa ra quyết định ngay.
- TCO thấp hơn nhiều vì tiết kiệm nhân sự, tránh sai sót, tối ưu lợi nhuận.
Khi nhìn vào toàn cảnh, dễ thấy rằng phần mềm logistics tuy có phí định kỳ, nhưng tổng chi phí sở hữu thực sự lại thấp hơn Excel.
Câu chuyện thực tế
Một forwarder tại TP. HCM từng dùng Excel để quản lý trong 4 năm. Họ tin rằng tiết kiệm được chi phí phần mềm. Nhưng thực tế, mỗi năm công ty mất hàng trăm triệu đồng cho nhân sự nhập liệu, chưa kể những sai sót gây thiệt hại và mất khách.
Khi chuyển sang phần mềm logistics, họ phải trả phí hàng tháng, nhưng chỉ trong 6 tháng, khoản tiết kiệm từ việc cắt giảm nhân sự nhập liệu và giảm sai sót đã bù lại toàn bộ chi phí. Từ đó, phần mềm trở thành khoản đầu tư sinh lợi rõ ràng.
Bài học – Rẻ chưa chắc đã tiết kiệm
Excel có vẻ “miễn phí”, nhưng chi phí ẩn của nó có thể cao hơn nhiều lần so với chi phí thuê phần mềm. Ngược lại, phần mềm logistics tuy có chi phí ban đầu, nhưng lại tối ưu hóa toàn bộ hoạt động, tiết kiệm nhân sự, giảm sai sót, tăng tốc độ, và bảo vệ dữ liệu.
Trong kinh doanh, không phải công cụ nào rẻ nhất là tốt nhất, mà là công cụ giúp giảm tổng chi phí sở hữu và tăng lợi nhuận lâu dài.
Kết luận – Phần mềm logistics là khoản đầu tư sinh lợi
Excel chỉ là công cụ tạm thời cho giai đoạn khởi nghiệp. Khi forwarders muốn phát triển, họ cần nhìn xa hơn chi phí ban đầu, và tính đến TCO.
Phần mềm logistics không chỉ giúp tiết kiệm chi phí ẩn, mà còn mang lại lợi ích vô hình: sự chuyên nghiệp, uy tín, và khả năng cạnh tranh. Đó chính là khoản đầu tư xứng đáng cho mọi forwarder muốn đi đường dài.
