Excel từng là công cụ quen thuộc với các forwarders trong nhiều năm. Nó đơn giản, dễ dùng, và đáp ứng nhu cầu quản lý cơ bản: theo dõi khách hàng, nhập dữ liệu lô hàng, tính toán chi phí. Nhưng khi doanh nghiệp phát triển, số lượng lô hàng tăng lên hàng trăm, hàng nghìn mỗi tháng, Excel bắt đầu trở nên chật hẹp.
Trong khi đó, phần mềm logistics ra đời với mục tiêu duy nhất: giải quyết mọi nhu cầu vận hành của forwarders. Nó không phải là một bảng tính đa năng như Excel, mà là một hệ thống chuyên biệt, được thiết kế từ chính “nỗi đau” mà forwarders gặp phải mỗi ngày.
Excel – công cụ chung cho nhiều mục đích
Excel là một phần mềm bảng tính tổng quát. Người dùng có thể dùng nó để làm đủ việc: kế toán, quản lý hàng hóa, phân tích dữ liệu, lập kế hoạch. Chính sự linh hoạt ấy là ưu điểm, nhưng cũng là hạn chế:
- Excel không được thiết kế riêng cho ngành logistics.
- Các chức năng quan trọng như báo giá FCL/LCL, quản lý container, phát hành chứng từ vận tải… đều phải xây dựng thủ công.
- Khi có sai sót trong công thức, toàn bộ hệ thống dữ liệu có thể bị lệch.
Nói cách khác, Excel là “dao đa năng”, nhưng không sắc bén cho công việc đặc thù như forwarding.
Phần mềm logistics – “vũ khí chuyên dụng” cho forwarders
Khác với Excel, phần mềm logistics tập trung vào một mục tiêu duy nhất: giúp forwarders quản lý khách hàng, lô hàng, chứng từ và lợi nhuận hiệu quả nhất. Những tính năng chuyên biệt này tạo ra sự khác biệt lớn:
1. Báo giá FCL/LCL chuyên nghiệp
Forwarders không cần nhập thủ công từng dòng cước. Chỉ cần chọn tuyến, loại container, hệ thống tự động tính cước hãng tàu + local charges. Báo giá được xuất dưới dạng mẫu chuẩn, có logo, điều khoản rõ ràng, gửi khách trong vài phút.
2. Quản lý container và vận đơn
Phần mềm logistics cho phép theo dõi tình trạng container (đang rỗng, đã đóng hàng, trên tàu, đã trả), đồng thời quản lý HBL, MBL, Arrival Notice. Excel không thể tự động liên kết dữ liệu giữa các bước này.
3. Xuất chứng từ chỉ bằng một click
HBL, Invoice, Packing List, Arrival Notice… đều sinh ra từ dữ liệu đã nhập. Nhập một lần – sử dụng cho nhiều chứng từ, vừa nhanh vừa chính xác.
4. Theo dõi pipeline bán hàng
Forwarders có thể biết số lượng báo giá đã gửi, tỷ lệ chốt deal, lý do mất khách. Đây là tính năng quản trị mà Excel hoàn toàn không hỗ trợ nếu không xây dựng thủ công.
5. Quản lý chi phí và lợi nhuận
Phần mềm logistics cho phép nhập chi phí (cước hãng tàu, local charges) và giá bán cho khách. Lãi/lỗ được tính tự động cho từng lô hàng. Excel có thể làm được, nhưng rủi ro sai sót rất cao khi dữ liệu lớn.
6. Báo cáo real-time
Thay vì tổng hợp thủ công cuối tháng, phần mềm logistics tự động cập nhật dashboard: doanh thu, lợi nhuận, số lượng lô hàng, hiệu suất nhân viên. Giám đốc chỉ cần mở ứng dụng là biết ngay tình hình.
Lợi ích của tính năng chuyên biệt
Tiết kiệm thời gian
Những công việc từng mất hàng giờ trên Excel (soạn báo giá, nhập chứng từ) giờ chỉ mất vài phút. Nhân viên có nhiều thời gian hơn để chăm sóc khách hàng, tìm kiếm cơ hội mới.
Giảm sai sót
Khi thông tin được nhập một lần và sử dụng xuyên suốt, nguy cơ sai lệch giảm xuống mức tối thiểu. Forwarders không còn lo lắng về việc nhập nhầm ngày tàu, sai số container.
Nâng cao tính chuyên nghiệp
Khách hàng sẽ ấn tượng hơn với báo giá chuyên nghiệp, chứng từ chính xác, phản hồi nhanh chóng. Đây là yếu tố quan trọng để xây dựng uy tín.
Hỗ trợ ra quyết định
Nhờ có báo cáo real-time, forwarders biết ngay khách nào, tuyến nào, nhân viên nào mang lại nhiều lợi nhuận. Quyết định được đưa ra dựa trên dữ liệu, thay vì cảm tính.
Câu chuyện thực tế
Một forwarder tại Đà Nẵng từng quản lý bằng Excel. Mỗi lần soạn báo giá FCL cho khách, nhân viên phải mất 1–2 giờ để tra cước, nhập vào bảng, rồi copy sang email. Chỉ riêng khâu báo giá đã chiếm nửa ngày làm việc.
Sau khi áp dụng phần mềm logistics, toàn bộ báo giá chỉ mất 10 phút. Chứng từ phát hành trong vài cú click. Kết quả: năng suất tăng gấp 3 lần, số khách hàng hài lòng tăng rõ rệt. Giám đốc chia sẻ: “Điều tôi tiếc nhất là không áp dụng phần mềm sớm hơn”.
Kết luận – Công cụ đúng sẽ tạo ra khác biệt lớn
Excel là công cụ tuyệt vời để bắt đầu, nhưng nó không được sinh ra cho ngành logistics. Khi forwarders muốn phát triển chuyên nghiệp, cần một giải pháp chuyên biệt – đó chính là phần mềm logistics.
Với những tính năng vượt trội: báo giá tự động, quản lý container, phát hành chứng từ, báo cáo real-time, phần mềm logistics không chỉ thay thế Excel, mà còn mở ra một cách làm việc hoàn toàn mới – nhanh hơn, chính xác hơn, và chuyên nghiệp hơn.
Trong kỷ nguyên số hóa, forwarder nào biết tận dụng công cụ chuyên biệt sẽ có lợi thế vượt trội so với đối thủ. Và sự khác biệt ấy không chỉ nằm ở chi phí, mà ở cách doanh nghiệp tạo ra giá trị thực sự cho khách hàng.
