Excel là công cụ quen thuộc của hầu hết doanh nghiệp, từ những tập đoàn lớn đến các công ty nhỏ. Với forwarders và các doanh nghiệp logistics, Excel từng là “cứu tinh” trong việc quản lý khách hàng, theo dõi báo giá, và lưu trữ dữ liệu lô hàng. Không ít forwarders đã bắt đầu sự nghiệp chỉ với một vài file Excel trên máy tính.
Tuy nhiên, khi khối lượng công việc tăng lên, Excel dần bộc lộ nhiều hạn chế: dữ liệu chồng chéo, sai sót công thức, khó cộng tác, và rủi ro mất dữ liệu. Trong khi đó, phần mềm logistics chuyên biệt được thiết kế để giải quyết chính xác những vấn đề này.
Ưu điểm của Excel – Linh hoạt và quen thuộc
Không thể phủ nhận, Excel có những lợi thế nhất định khiến nó được nhiều forwarders ưa chuộng:
- Chi phí thấp: Excel nằm trong bộ Office, hầu như doanh nghiệp nào cũng có sẵn. Không cần đầu tư lớn ban đầu.
- Dễ sử dụng: Hầu hết nhân viên đều đã quen với Excel từ thời sinh viên. Không cần nhiều thời gian đào tạo.
- Linh hoạt: Bạn có thể tùy chỉnh bảng tính theo ý muốn, từ báo giá đơn giản đến bảng theo dõi chi phí phức tạp.
- Khả năng tính toán mạnh: Với công thức và pivot table, Excel hỗ trợ phân tích dữ liệu khá tốt, miễn là dữ liệu không quá lớn.
Những ưu điểm này khiến Excel phù hợp với forwarders nhỏ mới khởi nghiệp, chỉ có vài chục lô hàng mỗi tháng.
Hạn chế của Excel – Rủi ro tiềm ẩn khi doanh nghiệp phát triển
Khi khối lượng công việc tăng, những hạn chế của Excel bắt đầu trở nên rõ rệt:
1. Sai sót dễ xảy ra
Chỉ cần một nhân viên vô tình xóa ô dữ liệu hoặc nhập sai công thức, toàn bộ bảng tính có thể sai lệch. Sai sót nhỏ có thể dẫn đến hậu quả lớn: báo giá sai, tính nhầm chi phí, ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận.
2. Khó cộng tác
Một file Excel thường chỉ có thể mở hiệu quả bởi một người. Khi nhiều nhân viên cùng làm, nguy cơ trùng lặp, mất dữ liệu rất cao. Chưa kể việc gửi qua email nhiều phiên bản khác nhau khiến quản lý mất kiểm soát.
3. Không theo dõi real-time
Excel không đồng bộ theo thời gian thực. Giám đốc muốn xem tình hình kinh doanh phải đợi nhân viên tổng hợp cuối ngày, cuối tuần, hoặc cuối tháng. Điều này khiến doanh nghiệp chậm phản ứng khi thị trường biến động.
4. Không an toàn dữ liệu
File Excel thường lưu trên máy cá nhân hoặc ổ cứng. Nếu máy hỏng, virus tấn công, hoặc nhân viên nghỉ việc mang theo dữ liệu, công ty có thể mất toàn bộ thông tin quý giá.
5. Không đủ sức mở rộng
Excel phù hợp khi công ty quản lý vài chục khách hàng, vài chục lô hàng. Nhưng khi con số này tăng lên hàng trăm, hàng nghìn, file Excel trở nên nặng, chậm, khó sử dụng, thậm chí bị treo.
Phần mềm logistics – Giải pháp cho sự chuyên nghiệp và bền vững
Ngược lại, phần mềm logistics chuyên biệt được thiết kế để giải quyết những “điểm đau” của Excel.
1. Quản lý tập trung và đồng bộ
Tất cả dữ liệu khách hàng, báo giá, lô hàng, chứng từ… đều lưu trên hệ thống cloud. Nhân viên ở bất kỳ chi nhánh nào cũng có thể truy cập và làm việc real-time.
2. Giảm sai sót
Thông tin nhập một lần, sử dụng cho nhiều bước: báo giá, hợp đồng, HBL, Arrival Notice. Điều này loại bỏ việc nhập lại nhiều lần, giảm nguy cơ sai sót.
3. Phân quyền rõ ràng
Phần mềm logistics cho phép phân quyền: sales chỉ xem báo giá, kế toán xem thu chi, giám đốc xem lợi nhuận tổng thể. Điều này giúp bảo mật và quản lý tốt hơn.
4. Báo cáo tự động
Doanh thu, lợi nhuận, tỷ lệ chốt deal, chi phí từng lô hàng… đều được cập nhật real-time. Giám đốc có thể xem báo cáo ngay lập tức để đưa ra quyết định.
5. Mở rộng dễ dàng
Doanh nghiệp có thể thêm người dùng, thêm chi nhánh, mà không lo file bị nặng hay mất dữ liệu. Đây là yếu tố sống còn cho forwarders muốn phát triển quy mô.
Khi nào nên chuyển từ Excel sang phần mềm logistics?
Một forwarder nên cân nhắc chuyển sang phần mềm logistics khi:
- Lượng lô hàng/tháng vượt quá 50–100 lô.
- Doanh nghiệp có từ 5 nhân viên trở lên cần cùng truy cập dữ liệu.
- Xuất hiện tình trạng báo giá trùng lặp, chứng từ sai sót, hoặc mất dữ liệu.
- Giám đốc cần báo cáo nhanh chóng nhưng nhân viên phải mất nhiều ngày tổng hợp.
Nếu tiếp tục phụ thuộc vào Excel, doanh nghiệp có nguy cơ bị tụt lại, mất khách hàng vì thiếu chuyên nghiệp.
Câu chuyện thực tế
Một forwarder tại TP. HCM từng vận hành bằng Excel trong suốt 3 năm đầu. Nhưng khi số lô hàng tăng lên 300/tháng, họ bắt đầu gặp khủng hoảng: file Excel nặng đến mức mở 5 phút mới xong, nhân viên gửi nhầm báo giá cũ, và giám đốc phải đợi cả tuần mới có báo cáo tổng hợp.
Sau khi chuyển sang phần mềm logistics, toàn bộ quy trình được số hóa. Báo giá gửi trong 10 phút, chứng từ tự động sinh, báo cáo cập nhật real-time. Năng suất tăng 40%, sai sót gần như bằng 0, khách hàng đánh giá công ty “chuyên nghiệp hơn hẳn”.
Kết luận – Excel phù hợp để bắt đầu, nhưng không đủ để đi xa
Excel là công cụ tuyệt vời cho giai đoạn khởi nghiệp. Nhưng khi doanh nghiệp phát triển, forwarders cần một giải pháp mạnh mẽ hơn để duy trì sự chuyên nghiệp và bền vững.
Phần mềm logistics không chỉ thay thế Excel, mà còn mở ra cách làm việc hoàn toàn mới: tập trung – chính xác – real-time – bảo mật – mở rộng.
Và trong một thị trường cạnh tranh khốc liệt, forwarder nào chuyển đổi sớm sẽ có lợi thế vượt trội so với đối thủ.
